Pour faciliter et améliorer la gestion des documents importants dans une entreprise, plusieurs solutions sont possibles. En effet, dans le domaine des solutions de gestion et de conservation des archives, le coffre-fort numérique, l'archivage électronique et le cloud font partie des solutions les plus courantes et les plus recherchées. Mais comment s'y retrouver et comment choisir le type qui répond le mieux à vos attentes en matière de stockage d'archives ? Ces quelques lignes vous éclaireront mieux sur ce sujet.
Posez les bonnes questions !
Les entreprises qui souhaitent stocker leurs documents dans un endroit sécurisé ont le choix entre de nombreuses solutions. Parmi celles-ci figurent la sauvegarde en ligne, le cloud, les coffres-forts numériques et la GED. Il faut savoir que ces solutions n'offrent pas les mêmes avantages et ne répondent pas aux mêmes attentes. Ainsi, avant de solliciter l'aide d'un prestataire, il faut tout d'abord déterminer les besoins de l'entreprise. De plus, afin de définir au mieux les attentes de celle-ci, il convient de se poser les bonnes questions. L'accès aux documents de l'entreprise est-il régulier ou non ? Mieux encore, peuvent-ils être utilisés comme preuve ? Quel employé doit avoir accès aux documents ? Combien de temps les documents doivent-ils être conservés ?
Quelle solution pour quel usage ?
Si le Cloud computing se distingue indéniablement par sa disponibilité pour plusieurs utilisateurs grâce à ses capacités de stockage, de calcul et de télécommunication, les autres solutions n'ont pas dit leur dernier mot. En effet, cette option est conçue spécifiquement pour le partage de documents. Quant à la sauvegarde en ligne, elle désigne un outil spécial permettant de disposer d'une copie des applications et des données en cas de sinistre ou de perte informatique. En ce qui concerne l'hébergement informatique, ce dispositif est très sollicité pour son efficacité. En guise d'explication, il permet de stocker des fichiers chez un prestataire externe. Il s'agit d'une solution efficace et totalement sécurisée.
Qu'en est-il du coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est bien connu pour sa capacité à stocker des documents spécifiques en toute sécurité. En effet, ce dispositif dispose d'un espace suffisant pour accueillir et garantir la sécurité des fichiers importants. En optant pour cette armoire de sécurité, vous n'avez plus à vous soucier de la sécurité de votre valeur probante telle que votre contrôle judiciaire. Notez que l'accès à l'intérieur du coffre est tout à fait contrôlé de manière à garantir l'authenticité des dossiers à mettre à l'abri.